Управление

Как работать, если не хватает сил, средств и людей?

Не сдавайтесь! Да, возможно, у вас не хватает людей, нет возможностей и вы до смерти устали, но знайте, что способ

управления своими проектами есть. Итак, начинайте вести работу по разработке “тайного офиса по управлению проектами” (PMO).

Целью создания PMO является консолидация людей, процессов и технологий для достижения качественных результатов работы. Но что вы можете сделать, если люди, которых вы пытаетесь защитить (менеджмент, бизнес или клиенты), полагают, что PMO расшифровывается как “painful meaningless overhead” (”болезненные, бессмысленные расходы”)? Значит, пришла пора пойти на хитрость.

Определите свои перспективы. Если вы блуждаете в полной темноте, приборы ночного видения позволят вам сфокусировать свое внимание, но если нет цели, они бесполезны. Существуют препятствия, которые необходимо преодолеть? Проекты затягиваются на неопределенное время и идут не в ту сторону? Возникают проблемы, связанные с соответствием требований, во время приемных испытаний? Проведите рекогносцировку бизнеса, изучите жалобы пользователей и определите свою концепцию для их устранения. Освободите бизнес, и у вас появятся сильные союзники.

Проверьте свое окружение. Поищите скрытых союзников, которые могут помочь вам в вашем деле. Если вы попали “под обстрел”, то, возможно, что и другие менеджеры по проектам вовлечены в такие же “сражения”. Менеджмент должен быть готов к применению новых подходов. Начните нанимать на работу тех, кто поддерживает ваши представления о проекте. Заострите на этом их внимание.

Установите свои цели и планы. Набросайте свою стратегию атаки. Как вы собираетесь подкреплять свою концепцию? Какие шаги необходимо предпринять? Разработайте план завершающей фазы борьбы и оставьте время на его реализацию.

Согласуйте стандарты. Обозначьте соответствующий подход для ведения дел. Легче всего начать с разрешения проблем. Определите способ отслеживания дел. Затем следует заняться рисками. Предупредительный метод управления рисками может помочь предотвратить появление проблем в будущем.

12 признаков того, что вам необходим секретный отдел по разработке проектов (PMO):

  1. Вы лидер. Но за вами никто не идет.
  2. Совещания хаотичны и безрезультатны.
  3. Объемы работы растут как на дрожжах.
  4. Цели не достигаются.
  5. Ваша команда “повязана” по рукам и ногам и несет потери.
  6. Проекты срываются.
  7. Финансовая отчетность не соответствует действительности.
  8. “Мозги кипят”.
  9. Все меняется. Постоянно.
  10. Бизнес видит в вас врага.
  11. Вы раздавлены.
  12. Балом правит неразбериха.

Будьте гибкими. Будьте тверды, но без жесткости. Продвигая проект силой, вы только “загубите” людей. Если кто-то предпочитает обмениваться отчетами по электронной почте, а не с помощью документов Word, убедитесь, что оба метода отвечают одним и тем же ключевым вопросам. Не стоит биться насмерть, и никогда не сжигайте за собой мосты. Они вам еще могут понадобиться.

Обучайте участников проекта. Но не проводите занятий и не читайте лекций; пусть все проходит незаметно. Вносите предложения. Задавайте наводящие вопросы. “Взращивайте” идеи. Подводите свою команду, руководителя и весь бизнес к реализации проекта так, как вам нужно. Действуйте последовательно и профессионально, полностью соответствуя их ожиданиям. Установите приемлемые и достижимые ожидания, которых вы хотите добиться от них, тем самым повышая их собственный уровень ожиданий. Начните завоевывать их умы и сердца.

Помогайте другим использовать эту концепцию. Успех - самая лучшая пропаганда. Не нужно трубить на всех углах о своих достижениях; люди сами начнут их замечать. Создавайте и используйте собственную систему показателей для демонстрации своего прогресса. Разделяйте свой успех с другими и показывайте, как ваш подход может работать и на них тоже. Делитесь с ними своими планами и вовлекайте их в реализацию задуманного.

По материалам Computerworld.com.